La opción Pacto de Horas Extras: Diario permite crear, consultar y gestionar las autorizaciones de horas extras de los colaboradores.
Mediante este documento, la jefatura puede indicar previamente:
- El colaborador que realizará las horas extras.
- La labor o motivo que justifica el trabajo extraordinario.
- La fecha y hora de inicio.
- La fecha y hora de término.
- La cantidad de tiempo autorizado.
Una vez generado el pacto, el colaborador recibirá una notificación por correo electrónico para aceptar o rechazar la solicitud.
Consideraciones importantes
El Pacto de Horas Extras representa el tiempo extraordinario previamente autorizado por la jefatura.
La creación o aprobación de un pacto no implica, por sí sola, que el colaborador haya realizado la totalidad de las horas autorizadas. Las horas extras efectivamente determinadas por BioSign dependerán de:
- Las marcaciones de asistencia registradas.
- El turno asignado al colaborador.
- Los tiempos extras registrados durante la jornada.
- Los tiempos faltantes que correspondan al mismo día.
- Las holguras de ingreso y salida configuradas en el turno.
Esta información podrá compararse posteriormente en el Reporte de Exceso de Jornada y Reporte de Jornada.
Acceder en Pactos de Horas Extras.
Ingrese en el Menú “Gestor”, en la opción “Reportes BioSign”, columna “Informes Generales” seleccione la opción “Pactos de Horas Extras”.
Búsqueda General
- Fecha de Inicio – Fecha de Termino: Es necesario indicar el período de tiempo a consultar. Estos campos son obligatorios para obtener la información requerida.
- Búsqueda Rápida: Utilice las opciones de filtro básico para buscar un colaborador específico por: Solicitante. Código de Empleado. Nombre.
- Búsqueda Avanzada: Si necesita una búsqueda más específica, utilice el Filtro Avanzado, que le permitirá agrupar los resultados por: Empresa. Sucursal. Área. Sección. Tipo de Empleado. Etc.
- Después de ingresar los parámetros de búsqueda, presione el botón “Generar” .
- Se mostrará un listado con la información solicitada, el cual puede ordenarse de forma ascendente o descendente haciendo clic en el encabezado de cada columna.
- Para realizar una búsqueda más rápida y sobre los resultados que se presentan en la grilla, puede ingresar algún dato en el Campo “Filtrar”, de esta forma se mostrarán los registros que cumplan con la búsqueda.
Definición de Columnas:
- RUT Empresa: Número de identificación para la empresa.
- Empresa: Nombre de la empresa a la cual se encuentra asociado el colaborador.
- Suc. Marca: Nombre de la sucursal en la cual registro marcación el colaborador.
- RUT: Número de identificación del colaborador.
- Solicitante: Nombre del Jefe que realiza el pacto de Horas Extras.
- F.I: Fecha de Inicio para el Pacto.
- F.F: Fecha de Fin para el Pacto.
- Labor: Descripción o justificación del trabajo que se realizará durante las horas extras autorizadas.
- Horas: Cantidad de tiempo extraordinario autorizado mediante el pacto. Este valor corresponde a la Hora Extra Pactada que podrá visualizarse posteriormente en el Reporte de Exceso de Jornada.
- Fecha Creación: Fecha cuando se realiza documento.
- Cod. Operación: Código único – Hash.
- Dirección IP: Dirección IP de Colaborador que realiza la aceptación o rechazo.
- Acciones disponibles:
- Descargar: Descarga el documento en PDF.
- Reenviar Notificación: Reenvío por email al colaborador para su gestión.
- Eliminar: Elimina el documento generado.
- Estado:
- Aprobado (Color Verde): Indica que fue aprobado por el colaborador.
- Rechazado (Color Rojo): Informa que el documento fue rechazado por el colaborador.
- Mientras el colaborador no haya aceptado o rechazado la solicitud, el pacto permanecerá pendiente de gestión, según el estado presentado por el sistema.
Exportar Información a Excel
Para exportar la información existente en la página a un archivo Excel, presione el botón de Exportar, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.
Crear Pacto de Horas Extras Diario.
- Agregar Pacto:
• Haga clic en el botón “+Agregar” ubicado en la esquina superior derecha de la ventana. - Seleccionar Colaboradores: Al ingresar a la pantalla, el filtro Sucursal aparecerá vacío y la lista de colaboradores no cargará de forma automática. Para visualizar los colaboradores disponibles, siga estos pasos según su caso:
- Si tiene un equipo de trabajo asignado: presione directamente el botón “Generar” sin seleccionar una sucursal. El sistema cargará automáticamente a todos los colaboradores de su equipo, independiente de la sucursal a la que pertenezcan.
- Si desea ver colaboradores de una sucursal específica: seleccione la sucursal en el filtro correspondiente y luego presione “Generar”.
- Si no tiene equipo de trabajo asignado: debe seleccionar una sucursal antes de presionar “Generar”. De lo contrario, el sistema mostrará un mensaje indicando que debe seleccionar una sucursal para continuar.
Una vez cargada la lista, elija el o los colaboradores a quienes desea generar el pacto de horas extras.
- Completar Información: Ingrese los siguientes datos en el formulario:
- Labor: Descripción, justificación o motivo por el cual se realizarán las horas extras.
- Fecha de Inicio: Día en que comienza el tiempo extra autorizado.
- Hora de Inicio: Hora específica de inicio de las horas extras.
- Fecha de Fin: Día en que finaliza la autorización de las horas extras.
- Hora de Fin: Hora específica de término del tiempo extra autorizado.
- Guardar el Pacto: Una vez ingresada toda la información requerida, presione el botón “Guardar”.
Notificación al Colaborador.
Después de guardar el pacto, BioSign enviará automáticamente un correo electrónico al colaborador con la solicitud de autorización de horas extras.
Desde la notificación recibida, el colaborador podrá:
- Revisar la información del pacto.
- Aceptar la solicitud.
- Rechazar la solicitud.
La respuesta del colaborador quedará registrada en BioSign junto con los antecedentes de trazabilidad correspondientes.
Visualización en el Reporte de Jornada.
- Cuando el Pacto de Horas Extras se encuentre aprobado, el tiempo adicional asociado podrá visualizarse en el Reporte de Jornada en color verde.
- Esta identificación permite reconocer que el tiempo adicional registrado cuenta con un Pacto de Horas Extras previamente aceptado por el colaborador.
- El color verde no representa necesariamente la totalidad del tiempo autorizado en el pacto. La información mostrada dependerá de las marcaciones registradas y del cálculo de jornada realizado por BioSign.
Relación con el Reporte de Exceso de Jornada.
El Reporte de Exceso de Jornada permite comparar el tiempo autorizado mediante el pacto con las horas extras efectivamente determinadas por BioSign.
En este reporte se presentan principalmente los siguientes valores:
- Hora Extra Pactada: Cantidad de tiempo extraordinario autorizado mediante el Pacto de Horas Extras.
- Hora Extra Marcada: Resultado neto diario determinado por BioSign según las marcaciones, el turno asignado, los tiempos extras y los tiempos faltantes del colaborador.
- Diferencia Hora Extra: Diferencia entre la Hora Extra Marcada y la Hora Extra Pactada.
- El cálculo corresponde a:
- Diferencia Hora Extra = Hora Extra Marcada − Hora Extra Pactada
¿Cómo calcula BioSign la Hora Extra Marcada?
BioSign considera como tiempo extra el tiempo trabajado fuera de la jornada ordinaria, incluyendo:
- Trabajo realizado antes del inicio del turno.
- Trabajo realizado después del término del turno.
- Tiempo no utilizado de la colación asignada.
También considera como tiempo faltante:
- Atraso en el inicio del turno.
- Retiro anticipado respecto del horario de término.
- Tiempo utilizado en exceso de la colación asignada.
Cuando el turno cuenta con holguras de ingreso o salida, estas son consideradas en el cálculo correspondiente.
Para cada día, BioSign realiza el siguiente cálculo: Hora Extra Marcada = Total de tiempo extra − Total de tiempo faltante
Ejemplo: Una jefatura crea un pacto autorizando 01:30 horas extras para un colaborador. Durante la jornada, el colaborador registra:
- 01:30 horas de tiempo extra.
- 00:30 horas de tiempo faltante.
BioSign determinará:
- 01:30 horas de tiempo extra − 00:30 horas de tiempo faltante = 01:00 hora extra marcada
En el Reporte de Exceso de Jornada se mostrará:
- Hora Extra Pactada: 01:30
- Hora Extra Marcada: 01:00
- Diferencia Hora Extra: -00:30
Por lo tanto, el pacto representa el tiempo previamente autorizado, mientras que la Hora Extra Marcada corresponde al resultado neto obtenido según la jornada efectivamente registrada.
